Paramétrer les envois avec AR24

Up intègre un connecteur AR24 qui permet d'envoyer vos lettres recommandées électroniques (LRE) directement depuis vos dossiers de vente : notification SRU, contrats de réservation, courriers aux occupants, etc.

Paramétrage du connecteur (à faire une seule fois)

1. Chaque collaborateur crée son compte AR24

Depuis Mon compte, une rubrique Compte AR24 apparaît sous la signature mail. Chaque collaborateur qui doit envoyer des recommandés y clique sur Créer un compte AR24 (ou Lier un compte AR24 existant), sans avoir besoin d'aller sur le site d'AR24.

Il faut renseigner un maximum d'informations (nom, prénom, adresse, code postal, commune...) ainsi qu'une adresse mail de facturation.

Une fois le compte créé, AR24 envoie un mail de confirmation : il faut cliquer dessus et suivre les étapes d'AR24 pour activer le compte.

Un administrateur peut, dans les paramètres des profils, autoriser ou non les différents profils de droits à envoyer des recommandés électroniques.
Il est recommandé de réserver ce droit aux profils qui en ont réellement besoin (ADV, commerciaux...).

2. Création de l'équipe AR24

Une fois que chaque collaborateur a activé son compte AR24, il faut créer une équipe regroupant tous les utilisateurs qui enverront des recommandés.

Cette étape doit être réalisée par le compte administrateur AR24 (l'adresse de facturation peut être différente de celle de l'administrateur).

C'est ce compte qui ajoute les membres de l'équipe : chaque membre ajouté reçoit alors un second mail lui demandant d'accepter de rejoindre l'équipe.

Il faut donc que quelqu'un dans l'organisation maîtrise bien cette adresse d'administrateur : c'est elle qui pilote la création de l'équipe.

3. Création des modèles de courrier

Un modèle permet de préconfigurer un envoi type (par exemple un modèle pour les compromis, un autre pour les contrats de réservation VEFA). Pour chaque modèle, on définit :

• le contexte : vente en cours ou envoi à un occupant ;
• le type d'envoi : envoi simple (électronique, certifié par AR24) ou envoi eIDAS (plus sécurisé : le destinataire doit prendre en photo sa pièce d'identité et son visage pour être authentifié par AR24) ;
• le statut du destinataire : particulier ou professionnel ;
• le contenu du courrier (le message reçu par mail par le destinataire) ;
• le document principal / courrier d'accompagnement, à sélectionner dans l'arborescence de documents du dossier de vente (ou à générer par publipostage) ;
• les pièces jointes à présélectionner (annexes, diagnostics, PV d'AG...) ;
• l'emplacement de stockage du fichier global envoyé à AR24 (le fichier regroupant courrier + pièces jointes).

Pour un envoi en eIDAS, AR24 envoie à chaque collaborateur, par courrier papier, un code personnel à conserver précieusement (il n'est jamais renvoyé). Cette démarche a un coût et prend quelques jours.