Envoyer un recommandé électronique avec AR24

UP intègre un connecteur AR24 qui permet d'envoyer vos lettres recommandées électroniques (LRE) directement depuis vos dossiers de vente : notification SRU, contrats de réservation, courriers aux occupants, etc.

Envoyer un recommandé électronique

1. Depuis le dossier de vente, une fois le compromis ou le contrat de réservation passé (signé et daté), un bouton dédié apparaît (par exemple Notifier contrat).
2. Sélectionnez le modèle correspondant et cliquez sur Appliquer : le type d'envoi, le contenu du courrier et les documents présélectionnés se remplissent automatiquement.
3. Vérifiez l'onglet Destinataires : chaque interlocuteur du dossier reçoit individuellement son propre recommandé. Un message d'avertissement s'affiche si une adresse mail est manquante ; il est alors possible de corriger la fiche du destinataire sans quitter l'envoi, puis d'actualiser les destinataires pour récupérer la correction.
4. Vérifiez les documents joints (courrier d'accompagnement, pièces jointes). Les documents déposés dans l'emplacement défini par le modèle (par exemple après signature électronique) sont automatiquement présélectionnés.
5. Étape consentement RGPD (facultative) : si votre contrat prévoit déjà une clause autorisant l'envoi électronique, cette étape peut être passée. Sinon, AR24 peut se charger de collecter le consentement du destinataire par mail avant l'envoi.
6. Pour un envoi en eIDAS, il faut à cette étape générer et saisir le code de validation :
   • ouvrez l'outil de génération de code AR24 ;
   • saisissez votre clé OTP personnelle (reçue par courrier lors de l'activation) ;
   • l'outil génère un code à 6 chiffres, valable environ 30 secondes ;
   • copiez ce code dans le champ prévu et validez.
7. Un récapitulatif final affiche les documents, les destinataires et un coût indicatif (calculé par AR24 selon la taille des fichiers envoyés ; le montant définitif n'est connu qu'après l'envoi).
8. Cliquez sur Envoyer. Un compte-rendu s'affiche : nombre de destinataires envoyés, éventuelles erreurs, et coût final calculé par AR24.

Suivre l'envoi et transmettre les preuves

• Le fil d'activité de l'acquéreur affiche l'envoi avec la référence de chaque courrier recommandé, l'auteur et l'horodatage.
• Un décompte de 10 jours commence à partir du lendemain de la preuve d'envoi) et s'affiche sur le dossier.
• Les preuves (preuve de dépôt, preuve d'envoi, accusé de réception, preuve de négligence le cas échéant) sont automatiquement stockées dans Up, dans un dossier dédié (« Preuves AR24 ») : inutile de les télécharger depuis AR24.

Un tableau de bord dédié existe et vous permet de suivre dans leur globalité les envois AR24.

Sur chaque page clé (profil, équipe, tableau de suivi), un bouton Actualiser permet de resynchroniser les données entre Up et AR24, notamment si un envoi a été fait directement depuis l'interface AR24 (par exemple un envoi papier, non géré depuis Up) : il apparaîtra alors dans le tableau de suivi avec l'origine « AR24 ».

Astuces complémentaires : 

• Pour transmettre les preuves et documents à un tiers (notaire, par exemple), sélectionnez les documents puis générez un lien de partage sécurisé, avec une date d'expiration au choix (aucune limite de durée ni de volume). Ce lien peut être envoyé directement par mail depuis UP (fonction d'envoi de mail intégrée, avec vos contacts clés du dossier).
• Les réponses reçues sur ce mail (accusé de réception, retour du notaire...) restent visibles dans UP.