Gestion des règles RGPD dans la base prospects et dossiers de vente

Notre système vous permet de paramétrer finement la gestion des données personnelles afin de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les règles s’appliquent à différents niveaux (prospects, acquéreurs, documents), avec la possibilité de définir des délais de masquage, d’anonymisation ou de suppression.

1. Gestion des prospects sans dossier de vente (base prospects)

Ces prospects n’ont pas encore déposé d’offre ni ouvert de dossier de vente.

- Masquage des prospects inactifs

• Les prospects sans activité peuvent être masqués après un certain délai.

• Ils restent toutefois conservés en base afin d’éviter leur recréation en cas de nouveau contact.

• Ils demeurent accessibles via la recherche globale, ce qui permet d’éviter le rappel de prospects « froids ».

- Purge du fil d’activité

• Après le délai défini, toutes les activités (visites, commentaires, souhaits d’achat, etc.) sont supprimées.

• Seuls les types d’événements restent visibles, sans détail (ex. : « visite » au lieu de « visite + commentaire »).

- Suppression de la fiche prospect

• La fiche est supprimée définitivement de la base de données.

• Aucune information n’est conservée.

2. Gestion des prospects avec dossier de vente

Attention, la fonctionnalité a évolué depuis l'enregistrement du webinaire.

Il y a désormais une distinction pour les prospects avec dossiers : 
- Prospects avec dossier sans suite/désisté
- Prospects avec dossier archivé

Cette évolution vous permet de choisir des délais différents entre les prospects s'étant désistés et les prospects devenus acquéreurs.

Ces prospects ont déposé une offre, sont devenus acquéreurs, ou ont été marqués comme « sans suite » ou « désistés ».

- Masquage des prospects/acquéreurs

• Possibilité de masquer les prospects/acquéreurs après un certain délai d’inactivité.

• Ils restent enregistrés en base et accessibles via la recherche globale.

- Purge du fil d’activité

• Même logique que pour les prospects sans dossier :
  suppression des activités et souhaits d’achat après le délai configuré.

- Anonymisation des données personnelles

• Les données à caractère personnel sont supprimées, mais certaines informations non identifiantes (comme le revenu fiscal de référence ou la composition familiale) sont conservées pour le calcul du plafond de vente.

- Champs supprimés lors de l’anonymisation :

civilité, nationalité, pays et ville de naissance, prénom, nom, identifiant, nom d’usage, date de naissance, téléphones, email, profil, adresse, code postal, commune, CSP, profession, employeur, adresse et commune d’emploi, date d’entrée en poste, nature des revenus, dernier loyer, statut familial, contrat de mariage, lieux et dates de mariage/PACS/divorce, personnes à charge, type d’acquisition souhaitée, primo-accédant, nombre de futurs occupants, commentaire, origine du prospect (ex : Ubiflow).

3. Gestion des documents

Chaque document peut être marqué (« flaggé ») selon sa nature :

• Données à caractère personnel

• Documents financiers et comptables

• Autres documents soumis RGPD

• Documents non concernés par le RGPD

- Suppression des documents

• Les documents flaggés sont supprimés automatiquement après le délai défini.

- Paramétrage du flaggage

• Le flaggage intervient lors du paramétrage de l’arborescence documentaire.

• Vous pouvez créer des documents attendus et leur attribuer les caractéristiques nécessaires pour déclencher la suppression automatique après le délai choisi.
  

⚙️ 4. Résumé des niveaux d’action RGPD