Attribution automatique des prospects aux commerciaux

L'attribution automatique permet d'assigner un responsable aux prospects qui n'en ont pas, notamment ceux qui remontent de vos annonces via Ubiflow. Les prospects sont répartis à tour de rôle entre plusieurs commerciaux, selon des règles que vous définissez.

Cette fonctionnalité est facultative : elle s'adapte à votre politique interne de gestion des prospects. Si chacun de vos commerciaux travaille sur des prospects bien spécifiques, vous n'êtes pas obligé de la mettre en place.

A partir de 13:42

Comment ça fonctionne ?

Les règles d'attribution se paramètrent séparément pour l'Ancien, le Neuf et les Terrains. Si vos équipes sont distinctes, vous pouvez donc appliquer une règle différente à chacune.

Deux types de règles sont disponibles :

1. Rotation entre des commerciaux choisis : un pool de prospects, réparti entre les utilisateurs que vous sélectionnez.
2. Rotation entre les responsables commerciaux : les prospects sont répartis entre les commerciaux responsables de la résidence, du programme ou du lotissement qui les intéresse.

⚠️ L'attribution automatique ne remplace jamais un responsable déjà assigné. Elle s'applique uniquement aux prospects sans responsable.

Accéder aux règles d'attribution

Rendez-vous dans l'Administration, dans les Paramètres avancés des Prospects, puis ouvrez Règles d'attribution.

Découvrez comment accéder aux panneaux d'administration ici !

Règle 1 : rotation entre des commerciaux choisis

Choisissez le critère Ancien, Neuf ou Terrains, puis sélectionnez les utilisateurs entre lesquels l'attribution va tourner.

Exemple : pour l'Ancien, vous sélectionnez trois commerciaux A, B et C. Les prospects intéressés par l'ancien sont assignés à A, puis à B, puis à C, puis de nouveau à A, et ainsi de suite.

Cette règle convient si vos résidences n'ont pas de responsable attitré et que vos commerciaux travaillent sur un pool commun de prospects.

Règle 2 : rotation entre les responsables commerciaux des résidences/programmes

Choisissez le critère Résidence (Ancien), Programme (Neuf) ou Lotissement (Terrains).

Le prospect est alors assigné aux commerciaux responsables de la résidence, du programme ou du lotissement indiqué dans son souhait d'achat :

• Un seul responsable commercial : tous les prospects intéressés lui sont assignés.
• Plusieurs responsables commerciaux : les prospects sont répartis de manière équitable entre eux.

Exemple : deux commerciaux sont responsables de la résidence Le Phare. Un prospect sur deux intéressé par Le Phare est assigné au premier, l'autre au second.

Prérequis

Pour être pris en compte, un utilisateur doit :

• avoir un profil dont la famille de métier est Commercial ;
• être assigné comme responsable de la résidence, du programme ou du lotissement.

ℹ️ L'idéal est de créer un profil de droits par métier, par exemple un profil « Chargé des ventes » rattaché à la famille de métier Commercial.

Découvrez comment créer des profils et gérer les droits ici et comment assigner des responsables à une résidence ici !

Attribuer les prospects existants sans responsable

L'attribution est automatique pour les nouveaux prospects. Si votre base contient déjà des prospects sans responsable, vous pouvez lancer l'attribution automatique depuis les règles d'attribution : ces prospects sont alors assignés selon la règle paramétrée.

Les prospects qui ont déjà un responsable ne sont pas modifiés.

Questions fréquentes

Un prospect déjà présent dans ma base fait une nouvelle demande. Que se passe-t-il ?
Aucun doublon n'est créé. Le prospect conserve son responsable actuel, même si la nouvelle demande porte sur un bien suivi par un autre commercial. Pensez à vérifier ce cas : vous pouvez modifier le responsable manuellement si besoin.

Peut-on répartir les prospects par type de bien (appartement, maison individuelle…) ?
Non. La répartition se fait uniquement entre des commerciaux choisis, ou entre les responsables commerciaux de la résidence, du programme ou du lotissement d'intérêt.

Peut-on répartir les prospects lot par lot ?
Non. L'attribution automatique s'appuie sur le souhait d'achat, qui porte sur une résidence, et non sur un lot.

Qui devient responsable d'un dossier de vente ?
Le commercial qui crée le dossier de vente sur un lot en devient automatiquement le responsable. L'attribution automatique des prospects ne change rien à ce fonctionnement.