Créer les notifications email

Modifié le Mer, 25 Févr. à 5:43 H

Les communications permettent d'automatiser l'envoi de messages à une liste de destinataires en fonction d'un événement sur une "Tâche clé".

Exemples : Envoi d'un email aux commercialisateurs lorsqu'une date de vacance est saisie. Envoi d'un email au service comptable lorsqu'un logement a été vendu.

Pour accéder aux paramètres de UP, cliquez sur l'onglet « Administration » puis « Performance ».

Vous trouverez ensuite la rubrique « Notifications email ».

Etape 1 : Cliquez sur l'onglet « Ajouter communication » pour créer une nouvelle ligne.

Etape 2 : Une fois la ligne créée, donnez un nom à votre communication et insérez un modèle type d'email.

Voici comment paramétrer un modèle d'email type :

Paramétrez un objet de mail type, en ajoutant des variables de remplacement comme ci-dessous :

Il est obligatoire de renseigner un objet de mail ainsi que de sélectionner un template : sans ces 2 critères, les notifications ne s'envoient pas.

Votre template de contenu de mail, se paramètre comme du publipostage. Vous utilisez les variables disponibles dans le dictionnaire de publipostage.
Voici quelques exemples de type mail paramétrés :

Etape 3 : Vous pouvez choisir les destinataires de votre campagne en sélectionnant différents utilisateurs UP ou en sélectionnant différentes catégories de métiers (notaire, bailleur, syndic, géomètre, autre)

⚠️ Attention toutefois, il faut au préalable que le carnet d'adresses des métiers soit enregistré dans UP afin que les emails soient bien envoyés aux catégories de métiers.

Etape 4 : Votre campagne s'envoie en fonction d'une tâche qui aura été modifiée ou qui arrivera à échéance à l'échelle du lot ou de la résidence. Pour cela, il faut paramétrer le déclenchement de votre campagne sur les lots ou sur les résidences. - colonne "Type tâche"
La campagne se programme sur différentes tâches et moment clé de l'évolution du dossier (nouveau diagnostic, fin de travaux,... ). - colonne "Liste tâches"

Le déclenchement peut se faire de deux façons.

- Lorsqu'une modification est apportée à une résidence ou à un lot en fonction d'un champ précis.

- Avant/après une date précise, en renseignant le délai d'envoi de la notification.

colonne "Critère"