Créer les notifications email

Créé par Lily JUSTEL, Modifié le Lun, 9 Oct., 2023 à 3:50 H par Lily JUSTEL

Les communications permettent d'automatiser l'envoi de messages à une liste de destinataires en fonction d'un événement sur une "tâche clé".

Exemples : Envoi d'un email aux commercialisateurs lorsqu'une date de vacance est saisie. Envoi d'un email au service comptable lorsqu'un logement a été vendu

Pour accéder aux paramètres de UP, cliquez sur l'onglet « Administration » puis « Paramétrer les menus ».

Une fois dans les menus de l'application, vous trouverez la rubrique « Notifications email » sous l'onglet « Paramétrage Société » du menu déroulant.

Etape 1 : Cliquez sur l'onglet « Ajouter communication » pour créer une nouvelle ligne.

Etape 2 : Une fois la ligne créée, donnez un nom à votre communication et insérez un modèle type d'email.

Il est obligatoire de renseigner un objet de mail ainsi que de sélectionner un template : sans ces 2 critères, les notifications ne s'envoient pas.

Voici comment paramétrer un template d'email type :

En cliquant sur cet icône ? , vous pouvez alors paramétrer un objet de mail type, en ajoutant des variables de remplacement comme ci-dessous :

Votre template de contenu de mail, se paramètre comme du publipostage. Vous utilisez les variables disponibles dans le dictionnaire de publipostage.
Voici quelques exemples de type mail paramétrés :

Etape 3 : Vous pouvez choisir les destinataires de votre campagne en sélectionnant différents utilisateurs UP ou en sélectionnant différentes catégories de métiers (notaire, bailleur, syndic, géomètre, autre)

/!\ [attention toutefois, il faut au préalable que le carnet d'adresses des métiers soit enregistré dans UP afin que les emails soient bien envoyés aux catégories de métiers].

Etape 4 : Votre campagne s'envoie en fonction d'une tâche qui aura été modifiée ou qui arrivera à échéance à l'échelle du lot ou de la résidence. Pour cela, il faut paramétrer le déclenchement de votre campagne sur les lots ou sur les résidences. [colonne "type tâche"]
La campagne se programme sur différentes tâches et moment clé de l'évolution du dossier (nouveau diagnostic, fin de travaux, ... ). [colonne "liste tâches"]

Le déclenchement peut se faire de deux façons.
Il peut se faire avant une date précise ou alors lorsqu'une modification est apportée à une résidence ou à un lot en fonction d'un champ précis. [colonne "critère"]